Betalingsvoorwaarden offerte

Voorkom wanbetalers: communiceer duidelijk jouw betalingsvoorwaarden

Om ervoor te zorgen dat jij jouw geld op tijd van jouw klant ontvangt, is het belangrijk dat je duidelijk de betalingsvoorwaarden – ook wel: betalingscondities – vermeldt in de offerte. Zo weet de klant, zowel zakelijk als particulier, waar hij aan toe is. Maar hoe je dat? Wat zet je in die voorwaarden? En waar voeg je die voorwaarden dan toe? In dit artikel leggen wij het je uit met voorbeelden.

Tip! Een handig programma om jouw offertes en facturen mee te maken:  

Welke afspraken maak je in de betalingscondities?

Allereerst: aan wat voor afspraken kun je denken als het gaat om betalingscondities? Deze afspraken kunnen gaan over het bedrag, de betalingswijze, de betalingstermijn en de gevolgen bij wanbetaling.

  • Zorg er altijd voor dat je duidelijk het te betalen bedrag communiceert.
  • Communiceer daarnaast op welke manier jij het afgesproken bedrag wilt ontvangen. Hierbij kun je onder meer denken aan een automatisch incasso, een overboeking of een online betaling (bijvoorbeeld via iDEAL). Natuurlijk kun je hierbij ook voor meer dan één betalingswijze kiezen, zodat je jouw klant de keuze laat.
  • Een cruciaal onderdeel van jouw betalingsvoorwaarden is de betalingstermijn. Laat deze termijn niet afhangen van jouw klant, maar bepaal zelf een vaste betalingstermijn van bijvoorbeeld veertien dagen vanaf factuurdatum of vanaf datum van levering. Goed om te weten: vermeld je geen betalingstermijn, dan geldt een wettelijke betalingstermijn van dertig dagen. Extra tip: je kunt er bij de betalingstermijn natuurlijk ook voor kiezen om jouw klanten in meerdere termijnen te laten betalen.
  • Stel tot slot de gevolgen vast. Wat ga jij doen als jouw klant niet op tijd betaalt? Stuur je dan één of meerdere herinneringen? Of verhoog je het bedrag? Wanneer volgt eventueel een laatste aanmaning? En schakel je bij niet betalen wel of geen incassobureau in?

Betalingsvoorwaarden vooraf kenbaar maken

Al deze vier punten zijn een belangrijk onderdeel van jouw betalingstermijn. Maar hoe leg je deze voorwaarden aan jouw klant voor? Belangrijk om te weten: je moet jouw voorwaarden vooraf aan jouw klant kenbaar maken. Dat doe je in jouw offerte en/of in jouw algemene voorwaarden. Juridisch gezien is het namelijk niet voldoende om jouw betalingsvoorwaarden in jouw facturen te verwerken. Afspraken worden immers vooraf gemaakt en niet achteraf, zoals ten tijde van de facturatie.

Voorbeelden betalingscondities

Betalingsvoorwaarden opnemen in jouw offerte

Wanneer je jouw betalingscondities opneemt in de offerte voeg je een alinea toe waarin je zoveel mogelijk in detail schrijft wat je met jouw klant afspreekt. Hoe preciezer jij omschrijft wat jouw betalingscondities inhouden, hoe kleiner de kans dat er later een discussie ontstaat. Hoe kun je deze afspraken omschrijven? Bijvoorbeeld zo:

Het genoemde bedrag moet binnen [aantal] dagen na factuurdatum voldaan zijn op mijn bankrekening, onder vermelding van het factuurnummer. U heeft niet het recht om deze betalingsverplichting op te schorten. Bij niet tijdige betaling bent u de wettelijke rente verschuldigd berekend vanaf de eerste dag na het verstrijken van de betalingstermijn zoals hiervoor omschreven. Wanneer betaling uitblijft, moet ik de vordering helaas uit handen geven aan een incassobureau. Bij niet tijdige betaling bent u buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van ten minste vijftien procent van de hoofdsom, met een minimum van € 75,00. In geval van liquidatie, faillissement of surseance van betaling zullen de vorderingen van [bedrijfsnaam] onmiddellijk opeisbaar zijn.

Betalingsvoorwaarden opnemen in jouw algemene voorwaarden

Natuurlijk kun je de betalingsvoorwaarden ook opnemen in jouw algemene voorwaarden. Zo gelden voor iedere opdracht dezelfde betalingscondities én wordt jouw klant niet in de offerte zelf al met jouw voorwaarden geconfronteerd. Je kunt hiervoor een voorbeeldtekst als hierboven beschreven in jouw algemene voorwaarden opnemen. In jouw offerte verwijs je vervolgens naar jouw algemene voorwaarden. Dat kan bijvoorbeeld zo:

Op deze offerte zijn de algemene voorwaarden van toepassing. Door het ondertekenen van deze offerte gaat u akkoord met deze algemene voorwaarden.

Of zo:

Op alle diensten van [bedrijfsnaam] zijn bijgevoegde algemene voorwaarden van toepassing, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer [nummer].

Betalingsproblemen voorkomen

De betalingscondities met handtekening verzilveren

Een laatste tip: of je er nu voor kiest om jouw betalingscondities in de offerte zelf te vermelden en/of in de algemene voorwaarden die je meestuurt, het is altijd verstandig om jouw klant de offerte en/of algemene voorwaarden te laten ondertekenen. Zo heb je zwart op wit dat de klant jouw betalingsvoorwaarden heeft gelezen en accepteert. En daarmee voorkom je wanbetalingen.

Tip! Eenvoudig en slimmer jouw offertes maken?

Online offerte maken voor zzp'ers Als zzp'er op een eenvoudig manier jouw offertes opstellen en versturen? Jouw klanten een offerte direct online kunnen laten accepteren en aan de slag? De offerte met een druk op de knop omzetten naar een factuur?

Bespaar flink tijd (dus geld!) voor jouw eenmanszaak en doe het gemakkelijker en slimmer met een handig offertemodule van een online boekhoudprogramma: direct van offerte naar factuur