Digitale handtekening

2 maart 2021
Johan Ooms, offerte expert

Johan Ooms

Wat is een digitale handtekening?

Je kunt je digitale documenten zoals een offerte met een elektronische handtekening ondertekenen. Dit is een digitale variant van de handgeschreven handtekening. Je toont ermee aan dat een bestand echt van jou afkomstig is. Deze vorm van ondertekening is rechtsgeldig, mits wel aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Mijn tip: Gebruik handige tool om je offertes mee te maken!

 

We werken steeds meer digitaal, dat geeft voordelen voor de snelheid en het gemak van informatie uitwisselen. Maar vaak worden digitale documenten die via e-mail ter ondertekening worden ontvangen, zoals een .pdf formulier of Word document eerst geprint en met pen ondertekend. Vervolgens worden deze documenten weer ingescand en digitaal verzonden. Dit kost tijd, papier en inkt, dus geld. Dat kan efficiënter door je handtekening te digitaliseren.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

De digitale handtekening is een rechtsgeldige manier om een overeenkomst te sluiten door het versturen van beveiligde elektronische persoonsgegevens dat aan het oorspronkelijke document is toegevoegd tussen verzender en ontvanger.

Bij gebruik van een digitale handtekening moet de methode waarop deze gebruikt wordt wel voldoende betrouwbaar zijn. Zo moet hij op een unieke wijze zekerheid geven over de identiteit van de ondertekenaar (authenticiteit en identificatie) en dat elke wijziging achteraf aan de hand van de gegevens kan worden opgespoord (integriteit).

Drie vormen van elektronische ondertekening

1. Gewone elektronische handtekening

Een gewone elektronische handtekening kan een gescande afbeelding van jouw handtekening zijn of je naam met e-mail handtekening onder een e-mailbericht. Dit is de eenvoudigste vorm van digitaal ondertekenen en volstaat voor eenvoudige correspondentie maar heeft geen enkele juridische bewijskracht doordat hij gemakkelijk te vervalsen is. Deze vorm van ondertekenen is dan ook niet rechtsgeldig.

Voorbeeld van een gewone elektronische handtekening als afbeelding

Voorbeeld gescande handtekening

Voorbeeld van e-mail handtekening onder e-mailbericht

Voorbeeld e-mailhandtekening

2. Geavanceerde elektronische handtekening

Een geavanceerde elektronische handtekening heeft meer zekerheden die kunnen aantonen dat jij de ondertekenaar bent dan een ‘gewone’ elektronische handtekening. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van een zogenoemd SSL-certificaat, waarmee een unieke persoonsgebonden code aan een bericht wordt gekoppeld. Een SSL Certificaat versleutelt dataverkeer tussen browser en server zodat vertrouwelijke gegevens door deze verzegeling niet kunnen worden onderschept. Deze vorm van ondertekenen is dan ook wel rechtsgeldig.

Toch kan bij deze vorm van ondertekening de identiteit van een verzender niet met volledige zekerheid worden vastgesteld. De codes zouden hierbij door een onbevoegde gebruikt kunnen worden.

Hoe kun je een digitale handtekening maken? Dat kan eenvoudig, snel en rechtsgeldig.

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen zijn nog een stap hoger in betrouwbaarheid en hebben een gekwalificeerd certificaat aan het oorspronkelijke document gekoppeld. Hierdoor is deze vorm van digitaal ondertekenen altijd rechtsgeldig en net zo betrouwbaar als een echte handtekening met pen. Speciale certificatiedienstverleners (Certification/Trust Service Providers) waar het Agentschap Telecom toezicht op houd, geven deze certificaten uit. Het certificaat wordt pas na uitgebreide identiteitscontrole uitgegeven.

Voorbeeld Gekwalificeerde elektronische handtekening

Welk type digitale handtekening kies je?

De keuze voor het type digitale handtekening is afhankelijk van het soort en doel van jouw documenten. In de meeste gevallen zal een geavanceerde digitale handtekening voldoende zijn.

Johan Ooms, offerte expert

Johan Ooms

” ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb offerte.tips opgericht om mijn kennis met tips en voorbeelden over het offertetraject van zzp’ers met een eenmanszaak te delen “

Gerelateerde tips

Betalingsvoorwaarden offerte

Betalingsvoorwaarden offerte

Voorkom wanbetalers: communiceer duidelijk jouw betalingsvoorwaarden Om ervoor te zorgen dat jij jouw geld op tijd van jouw klant ontvangt, is het belangrijk dat je duidelijk de betalingsvoorwaarden - ook wel: betalingscondities - vermeldt in de offerte. Zo weet de...

Lees meer
Juridische overeenkomst

Juridische overeenkomst

Overeenkomsten binden partijen Een overeenkomst in de vorm van een offerte komt juridisch gezien tot stand door een eenzijdig aanbod van een ondernemer om bepaalde diensten te verlenen of goederen te leveren tegen een vooraf vastgestelde prijs en de...

Lees meer
Offerte voorbeeld

Gratis offerte download