Effectieve offerte maken

Offerte maken voor zzp’ers

Als zzp’er of freelancer een effectieve offerte maken? Een offerte is een prijsopgave waarin gespecificeerd staat omschreven voor welke prijs je producten gaat leveren of welke diensten je gaat uitvoeren en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. Dit geeft duidelijkheid en zekerheid.

Tip! Een handig programma om jouw offertes en facturen mee te maken:  

Een offerte kan als opdrachtovereenkomst op verschillende manieren door de klant worden aangevraagd en door jou worden aangeboden. Deze kan bestaan uit een brief, in factuurvorm of een e-mail met een paar regels tekst. Het kan ook een uitgebreid boekwerk vormen met technische omschrijvingen, tekeningen en specificaties of een aanvraagformulier op de website.

Een offerte maken voor een klant en is het duidelijk wat jouw klant van je verwacht? Dan kun je de prijsopgave gaan maken. Veel gestelde vragen zijn dan: wat is gebruikelijk om in een prijsopgave te zetten? Hoe zorg ik dat mijn prijsopgave opdracht wordt? Wat zou voor mij een geschikte oplossing zijn om eenvoudig en professioneel een prijsopgave op te stellen?

Jouw offerte moet persoonlijk zijn, concreet, goed onderbouwd en biedt inzicht in de kosten, werkzaamheden en planning. Vergroot zelf de winkans van je offerte met de volgende richtlijnen en tips.

Wat zet je in een offerte?

Een offerte heeft een aantal basis kenmerken welke niet mogen ontbreken en moet voorzien van zijn van de volgende elementen:

Basis elementen

  • jouw bedrijfsgegevens;
  • adresgegevens van jouw klant;
  • datum van de offerte;
  • offertenummer;
  • geldigheidsduur (vervaldatum) van de offerte;
  • inleidende tekst;
  • samenvatting van de producten en aantallen of planning van werkzaamheden die worden aangeboden;
  • contractsduur: is er sprake van een abonnement of eenmalige opdracht;
  • jouw prijs of uurtarief;
  • een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden;
  • geldige ondertekening: zorg dat de prijsopgave ondertekend kan worden, in Nederland moet een gevolmachtigde van het bedrijf offertes ondertekenen, bij consumenten moet de ondertekenaar volwassen zijn.

Aanvullende elementen

  • klantreferentie;
  • begeleidend schrijven;
  • betalingsconditie;
  • leveringstermijn;
  • leveringsconditie;
  • eventuele korting.

hoe gerichter jouw offerte aansluit op de wens van de klant, hoe meer kans op de order

Hou je aan de juiste structuur

Hou de juiste structuur aan om je document beter leesbaar te maken. Er is een standaardindeling voor documenten die er ongeveer zo komen uit te zien:

1. Koptekst: Vermeld je bedrijfsnaam, bedrijfsgegevens, btw-id, offertenummer en datum en de naam van de ontvanger. Zet duidelijk het woord ‘Offerte’ bovenaan de pagina.

2. Omschrijving: Beschrijf de voorgestelde goederen of diensten en verstrek prijsinformatie.

3. Voettekst: Vermeld het totale bedrag van alles, het btw-tarief, btw-bedrag en de geldigheid van de offerte. Beschrijf ook duidelijk de betalingsvoorwaarden. Bied als laatste een call-to-action aan, zoals hun handtekening.

Tip: Visualiseer het project

Woorden zijn niet altijd voldoende om jouw product of dienst te beschrijven. Overweeg in dit geval een paar foto’s of plattegronden van jouw product op te nemen. Dit zal je klant meer duidelijkheid geven.

Hoe en waarmee stel je een offerte op?

Offerteprogramma kiezen

Offerte maken

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het opstellen van een verkoopofferte. Af en toe een offerteaanvraag? Deze prijsopgave zou je dan kunnen schrijven met een office-programma, zoals bijvoorbeeld Word van Microsoft Office.

Offerte opstellen met Word  

Met Word Online
Google Docs

Bij veel offerteaanvragen zou een mogelijkheid kunnen zijn om dit gemakkelijk en automatisch via een offertemodule in een online boekhoudprogramma te verzorgen. De prijsopgave kan bij opdracht gelijk worden omgezet naar een factuur en verwerkt worden in de boekhouding. Kan ik zeker aanraden!

Offerteprogramma  

Gratis offerteprogramma uitgelicht

Voorbeelden van offertes

Zorg uiteraard voor een aantrekkelijke prijsopgave: overzichtelijk en schrijf met korte en duidelijke zinnen, zonder ingewikkelde vaktermen en in jouw huisstijl. Bekijk ter inspiratie verschillende voorbeelden van een verkoopofferte als opdrachtovereenkomst.

Indien de klant de prijsopgave binnen de geldigheidstermijn heeft aanvaard, is er sprake van een overeenkomst die bindend is.

maak een overtuigende prijsopgave en besteed aandacht aan de opmaak

Verstuur de offerte met begeleidend schrijven

Voorbeeldtekst begeleidend schrijven bij offerte versturen

Je offerte via e-mail naar de klant versturen? Bedank hem ook voor de aanvraag. Bekijk voorbeeldtekst voor het schrijven van een offertemail als reactie op een offerteaanvraag van een klant. Vergeet de bijlage niet!

Tip! Eenvoudig en slimmer jouw offertes maken?

Als zzp'er op de beste manier de offerte maken Als zzp'er op een eenvoudig manier jouw offertes opstellen en versturen? Jouw klanten een offerte direct online kunnen laten accepteren en aan de slag? De offerte met een druk op de knop omzetten naar een factuur?

Bespaar flink tijd (dus geld!) voor jouw eenmanszaak en doe het gemakkelijker en slimmer met een handig offertemodule van een online boekhoudprogramma: direct van offerte naar factuur