Effectieve offerte maken

24 mei 2022
Johan Ooms, offerte expert

Johan Ooms

Als zzp’er of freelancer een effectieve offerte maken? Een offerte is een prijsopgave waarin gespecificeerd staat omschreven voor welke prijs je producten gaat leveren of welke diensten je gaat uitvoeren en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. Dit geeft duidelijkheid en zekerheid.

Mijn tip: Gebruik handige tool om je offertes mee te maken!

 

Een offerte kan als opdrachtovereenkomst op verschillende manieren door de klant worden aangevraagd en door jou worden aangeboden. Deze kan bestaan uit een brief, in factuurvorm of een e-mail met een paar regels tekst. Het kan ook een uitgebreid boekwerk vormen met technische omschrijvingen, tekeningen en specificaties of een aanvraagformulier op de website.

Moet je een offerte maken voor een klant en is het duidelijk wat jouw klant van je verwacht? Dan kun je gaan starten met de prijsopgave te gaan maken. Veel gestelde vragen zijn dan: wat is gebruikelijk om in een prijsopgave te zetten? Hoe zorg ik dat mijn prijsopgave opdracht wordt? Wat zou voor mij een geschikte oplossing zijn om eenvoudig en professioneel een prijsopgave op te stellen?

Jouw offerte moet persoonlijk zijn, concreet, goed onderbouwd en biedt inzicht in de kosten, werkzaamheden en planning. Vergroot zelf de winkans van je offerte met de volgende richtlijnen en tips.

Wat zet je allemaal in een offerte?

Een offerte heeft een aantal basis kenmerken welke niet mogen ontbreken en moeten voorzien van zijn van de volgende elementen:

Basis elementen

Aanvullende elementen

  • klantreferentie;
  • begeleidend schrijven;
  • betalingsconditie;
  • leveringstermijn;
  • leveringsconditie;
  • eventuele korting.

hoe gerichter jouw offerte aansluit op de wens van de klant, hoe meer kans op de order

Hou je aan de juiste structuur

Hou de juiste structuur aan om je document beter leesbaar te maken. Er is een standaardindeling voor documenten die er ongeveer zo komen uit te zien:

1. Koptekst: Vermeld je bedrijfsnaam, bedrijfsgegevens, btw-id, offertenummer en datum en de naam van de ontvanger. Zet duidelijk het woord ‘Offerte’ bovenaan de pagina.

2. Omschrijving: Beschrijf de voorgestelde goederen of diensten en verstrek prijsinformatie.

3. Voettekst: Vermeld het totale bedrag van alles, ook de btw zoals het btw-tarief en het btw-bedrag. Beschrijf ook duidelijk de geldigheid van de offerte en de betalingsvoorwaarden. Bied als laatste een call-to-action aan, zoals hun handtekening.

Tip: Visualiseer het project

Woorden zijn niet altijd voldoende om jouw product of dienst die je wilt gaan uitvoeren te beschrijven. Overweeg in dit geval een paar foto’s of plattegronden van jouw product op te nemen. Dit zal je klant meer duidelijkheid geven.

Ook niet onbelangrijk bij een offerte maken, is de typografie. Typografie is alles wat hoort bij het opmaken van teksten. Om ervoor te zorgen dat jouw inhoud de focus van jouw prijsopgave is, moet jouw tekst professioneel en gemakkelijk te lezen zijn. Dit is waarom ook het juiste lettertype kiezen een cruciaal onderdeel is van zakelijk schrijven. De kunst is om tekst op een leesbare en aansprekende manier te ordenen. Het moment waarop je informatie aanbiedt, en ook aan wie je het presenteert, heeft invloed op hoe je ontvanger het waarneemt.

Hoe en waarmee ga je een offerte maken?

Offerteprogramma kiezen

Offerte maken

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het opstellen van een verkoopofferte. Af en toe een offerteaanvraag? Deze prijsopgave zou je dan kunnen schrijven met een office-programma, zoals bijvoorbeeld Word van Microsoft Office.

Offerte opstellen met Word  

Met Word Online
Google Docs

Bij veel offerteaanvragen zou een mogelijkheid kunnen zijn om dit gemakkelijk en automatisch via een offertemodule in een online boekhoudprogramma te verzorgen. De prijsopgave kan bij opdracht gelijk worden omgezet naar een factuur en verwerkt worden in de boekhouding. Kan ik zeker aanraden!

Offerteprogramma  

Gratis offerteprogramma uitgelicht

Voorbeelden van offertes bekijken

Zorg uiteraard voor een aantrekkelijke prijsopgave en besteed aandacht aan de opmaak: hou het overzichtelijk en schrijf met korte en duidelijke zinnen, zonder ingewikkelde vaktermen. Maak de offerte ook in de jouw huisstijl van jouw onderneming. Dit zorgt voor meer herkenning bij de ontvanger. Bekijk ter inspiratie verschillende voorbeelden van een verkoopofferte als opdrachtovereenkomst.

je krijgt nooit een tweede kans om een ​​eerste indruk te maken

Indien de klant de prijsopgave binnen de geldigheidstermijn heeft aanvaard, is er sprake van een overeenkomst die bindend is. Een bindende overeenkomst kan ook zijn zonder handtekening.

Verstuur de offerte met begeleidend schrijven

Voorbeeldtekst begeleidend schrijven bij offerte versturen

Je offerte via e-mail naar de klant versturen? Belangrijk is dan ook om de aanvrager te bedanken voor de aanvraag. Bekijk voorbeeldtekst voor het schrijven van een offertemail als reactie op een offerteaanvraag van een klant. Vergeet als laatste de bijlage niet bij te voegen!

Johan Ooms, offerte expert

Johan Ooms

” ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb offerte.tips opgericht om mijn kennis met tips en voorbeelden over het offertetraject van zzp’ers met een eenmanszaak te delen “

Gerelateerde tips

Soorten offertes

Soorten offertes

Drie soorten offertes: welke vorm zet je in? Hoe ga je een offerte uitbrengen? Je staat er misschien niet bij stil, maar er zijn verschillende varianten, vormen en soorten offertes die jij als zzp’er kunt versturen, variërend van een enkel A4’tje tot tientallen...

Lees meer
Bedrijfsgegevens

Bedrijfsgegevens

Bedrijfsgegevens verplicht op offerte Voor het opstellen van een offerte gelden in tegenstelling tot een factuur geen wettelijke eisen, toch ben je bij wetgeving verplicht om bepaalde bedrijfsgegevens te vermelden op al je zakelijke correspondentie, met...

Lees meer
Offerte voorbeeld

Gratis offerte download